El hot desking es una solución para el acomodamiento. El tipo de acomodamiento que ahoga la colaboración y crea un entorno de trabajo aburrido. En lugar de sentar a los trabajadores en los mismos escritorios, en los mismos grupos, ante sus mismos equipos, los hot desk, o escritorios en caliente, ofrecen una oportunidad de refrescar el espacio de trabajo y de integrarse con diferentes personas o departamentos.

En un entorno de hot desking, hay menos escritorios que personas, como el juego de la silla, pero sin la lucha por un asiento. A diferencia de este juego popular, un porcentaje del personal debe trabajar de forma remota y los que se queden en la oficina tendrán la oportunidad de sentarse prácticamente en cualquier lugar de su edificio.

Va en contra del formato tradicional del lugar de trabajo, donde se designan puestos fijos y las plantas están definidas por departamentos. Por supuesto, en muchas organizaciones, es necesaria una segregación de departamentos para que los empleados sepan dónde se encuentra, por ejemplo, el equipo de recursos humanos, pero los asientos son generalmente mucho más fluidos de lo que supone la manera tradicional.

Es un estilo de trabajo que requiere soluciones de escritorio virtual, dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes y ordenadores portátiles o tabletas, y una organización considerable (administrar quién está dentro y quién está fuera de la oficina).

Sentarse en un rincón o esconderse en una oficina y no relacionarse con los compañeros es algo del pasado, y son muchos los beneficios que ofrece el hot desking. A continuación hemos enumerado algunos de estos:

ORDEN

Todos somos culpables de dejar que los restos cotidianos de la vida laboral se acumulen en nuestros escritorios. Ya se trate de tazas de café vacías, pilas de papeles, o simplemente divertidas chucherías, nuestros espacios de trabajo pueden desordenarse rápidamente. Los hot desk obligan a los empleados a ser más ordenados y minimalistas, y aunque esto significa que no pueden agregar sus propios toques personales a sus escritorios, el resultado final es un lugar de trabajo más limpio y organizado.

INTERACCIÓN

Una característica vital de los hot desk es la sensación de libertad social que los acompaña. Sin las limitaciones de un escritorio específico, los empleados que se mueven dentro de un edificio pueden conocer gente nueva, lo que proporciona un vía para la colaboración entre diferentes equipos, independientemente de dónde se encuentren. La fluidez de moverse libremente crea una mejor comunicación, especialmente cuando se trabaja con departamentos que no se han relacionado anteriormente.

DIVERSIDAD

Para que una fuerza laboral sea productiva, tiene que ser feliz. Las personas tienen diferentes necesidades para trabajar con eficacia, y una política de escritorio rígida no siempre satisface a todos los empleados. Algunos pueden preferir la conversación social y el ambiente animado que se ocasiona con personas que trabajan en estrecha colaboración, pero algunos funcionan mejor en un ambiente tranquilo, sin distracciones. El hot desking permite a los empleados explorar dónde y cómo trabajan para maximizar su comodidad y productividad.

MODERNIZACIÓN

Aunque el hot desking alienta a los empleados a moverse por la oficina o a trabajar desde casa, su experiencia aún debe ser la misma sin importar dónde trabajen. Para facilitar esto, las empresas están trasladando la totalidad de sus sistemas de trabajo internos a la nube, permitiendo a los empleados acceder a todo lo que necesitan de forma remota. Recursos humanos, nómina, servicios de impresión, reuniones online, sos aspectos que pueden y deben estar disponibles desde cualquier lugar. Es importante destacar que los empleados ya no tendrán que depender de esa poco fiable impresora del cuarto piso…

AHORRO

Como los entornos de trabajo tradicionales generalmente creaban un puesto específico para cada empleado, esas áreas no se utilizarían cuando esa persona estuviera fuera de la oficina ese día. El hot desking permite a las empresas reducir significativamente todo el espacio desperdiciado, ya que no todos los empleados deberán contar con un escritorio tradicional todos los días. Esto no solo reduce los gastos en equipos, sino que también permite a las empresas reducir sus operaciones a un espacio más asequible y al mismo tiempo mantener una fuerza laboral productiva.

AUTONOMÍA

El hot desking supone tanto un cambio cultural como físico. Dado que los trabajadores pueden cambiar el aspecto de su entorno cotidiano, ofrece mucha más flexibilidad cuando se trata de conciliar la vida social y familiar. Ya sea para asistir a un evento, o simplemente para ir a la función de la escuela, los empleados tendrán más autonomía pudiendo trabajar de forma remota cuando lo necesiten. Con el hot desking, las personas ya no están atadas a su escritorio.

Escrito por: Hugo Barcia

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